Re: [sympa-fr] Comment gérez-vous vos listes d'étudiants ?

[Benoît Marchal <adresse@cachée>]

Bonjour,

Dans le texte pour les réponses concernant l'université de Lorraine.

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Benoît MARCHAL
Sous direction Infrastructure & Services
Direction du Numérique
Université de Lorraine
Tél : 03.72.74.11.39 / 06.07.35.50.65
mél : adresse@cachée

----- Le 2 Avr 20, à 13:31, Olivier Salaün <adresse@cachée> a écrit :

Bonjour à tous,

Ce mail s'adresse principalement aux collègues opérant un service de listes dans un environnement d'enseignement supérieur.

Nous revisitons actuellement notre service de listes à destination des étudiants. Ce mail vise à présenter notre situation actuelle, nos questionnements et à recueillir des retours d'expériences d'autres universités.

Notre situation :

L'Université compte 32.000 étudiants. Le robot de listes des étudiants compte 2.500 listes dont la majorité des listes sont rattachées à une famille de liste. En voici la répartition :

• 1062 listes d'étapes, année N-1,

• exemple : al0156_1819 => Licence L3 mention administration publique (parcours EHESP) (inscrits 2018-2019)
  

1032 listes d'étapes, année N,

• exemple : dd1051_1920 => DT UNIVERSITE DE RENNES 1 specialite HISTOIRE DU DROIT (inscrits 2019-2020)
  

16 listes institutionnelles,

• exemples :

• ur1-master1 => Tous les étudiants inscrits en master 1
• ur1-internationaux-rennes => Tous les étudiants internationaux inscrits à une formation sur Rennes
  

28 listes par parcours,

• exemple : droit-parcours-l1-pppe-expressionecrite => L1 inscrits au parcours PPPE - _expression_ ecrite (éléments pédagogiques : D2DTC66T et D2DTC70T)

89 listes par UFR , année N-1,

• exemple : maths-master1_1819 => UFR Mathématiques : tous les étudiants inscrits en première année de Master (M1) (inscrits 2018-2019).
  

85 listes par UFR , année N,

• exemple : droit-licence3_1920 => Faculté de droit et science politique : tous les étudiants inscrits en troisième année de Licence (L3) (inscrits 2019-2020)

Après avoir consulté nos utilisateurs, ils nous remontent plusieurs besoins :

1. avoir à dispositions des listes de granularité plus fine (par diplôme, par élément pédagogique, par groupe de TD/TP),
2. disposer d'un formulaire pour créer ces listes, à la demande,
3. améliorer les adresses de listes pour être facilement retrouvables par l'auteur d'un message,

Si nous créons les listes pour répondre à ces demandes, nous allons devoir créer beaucoup de listes, dont beaucoup ne seront pas utilisées.

=> nous envisageons donc d'utiliser des listes automatiques.

Nos questions aux autres établissements :

1. combien de listes gérez-vous pour les étudiants ?

Nous avons 1526 listes pour cette année en automatique, dont 60 regroupent tous les étudiants d'une composante . Comme vous, nous suffixons avec l'année en cours (1920 pour cette année)

Les listes de l'année précédentes sont supprimées au 1er mars systématiquement. ON en avait un peu plus l'année dernières.

1. utilisez-vous des sources de données autres que Apogée ? si oui lesquelles ?

la principale source de données pour le peuplement des listes  est l'annuaire de l'établissement en utilisant l'attribut supannEtuInscription et une application intermédiaire, en liaison avec Apogée,  pour gérer les demandes de création

1. quelle granularité de listes (par étapes, par parcours, par élément pédagogique, par groupes) ?

Les listes sont crées par VET ou par groupement de VET (sauf celles regroupant l'ensemble des étudiants d'une composante). Nous n'avons pas, dans l'annuaire, en dessous de la VET. Mais c'est demandé régulièrement. Nous faisons alors des listes spécifiques qui doivent être gérées à la main (renouvellement annuel  compris)

1. comment gérez-vous techniquement ces listes (familles, listes automatiques) ?

Listes automatiques, car il est loisible de personnaliser par les services informatiques locaux  celles-ci

1. avez-vous réalisé des développements spécifiques ? partageables ?

Oui, nous avons une application LIDIE( LIstes de Diffusion Etudiantes) qui permet à un responsable de scolarité de faire une demande pour une liste.

L'année suivante, si la liste n'a pas été utilisée, on attend la confirmation pour recréer l'année n+1, sinon on crée automatiquement la liste avec les mêmes VET. En cas de modification importante des VET dans Apogée, les nouvelles listes ne sont pas créées. Si la liste de l'année précédente (même nom au suffixe près) existe , on reprend sa configuration.

Ce principe  nous a permis de passer de plus de 2500 listes créées par année à la valeur actuelle.

Je ne sais pas si l'application peuplant l'annuaire est partageable : il y a tellement d'interactions avec le SI et de méthodes propres à l'université que cela me semble compliqué.

Les listes elles-mêmes sont créées, lorsque les renseignements apparaissent dans l’annuaire LDAP (et cela est partageable plus facilement).

Je peux répondre à tes questions plus en détails si tu veux.

Cordialement

Merci.

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Olivier Salaün
DSI / pôle SI / équipe SNUM
Tel : 02 23 23 74 54